Manual de usuario

Versión del documento: 1.1 (junio 2026)
Producto: Sistema de gestión comercial (ERP) para comercios, distribuidoras y carnicerías en Argentina

Cómo usar este manual

Esta guía explica cómo usar el sistema: primeras configuraciones, facturación, stock, cuenta corriente, reportes y todo lo que podés configurar o operar desde la aplicación.

¿Empezás desde cero? Ver la Guía paso a paso (sucursal, caja, usuarios, POS, ARCA, medios de pago, etc.).

Perfiles específicos:

• Distribuidoras — cuenta corriente, movimientos del día, liquidación, cobranza.
• Cajeros — guía corta de POS (1 página).

Las capturas de pantalla se irán agregando en cada sección.

Tabla de contenidos

1. Introducción
2. Acceso, roles y permisos
3. Navegación y conceptos clave
4. Inicio (Dashboard)
5. Inventario y catálogo
6. Importación de listas y precios
7. Lector de facturas con IA
8. Proveedores
9. Clientes y cuenta corriente
10. Facturación y comprobantes
11. Punto de venta (POS)
12. Cierre de caja
13. Facturación electrónica (ARCA / AFIP)
14. Medios de pago y pasarelas (Mercado Pago)
15. Pedidos y presupuestos
16. Cobranzas y tesorería
17. Reportes y analizador
18. Despiece (carnicería)
19. Turnos y reservas
20. Configuración del negocio
21. Multi-sucursal
22. Preguntas frecuentes

1. Introducción

¿Qué incluye el sistema?

La aplicación integra en una sola herramienta:

• Stock y catálogo de productos (con variantes, categorías, promociones).
• Compras a proveedores (importación Excel, lector de facturas, cuenta corriente proveedor).
• Ventas (POS, tickets, facturas, presupuestos, pedidos).
• Cuenta corriente de clientes y cobranzas.
• Facturación electrónica argentina (ARCA / AFIP) cuando tu plan lo incluye.
• Reportes de ventas, márgenes, IVA y reposición.
• Herramientas IA para leer facturas y listas de precios en PDF.

2. Acceso, roles y permisos

2.1 Iniciar sesión

Ruta: /login

Hay dos modos de acceso:

Flujo email:

1. Ir a la dirección web de tu negocio (la que te indicó tu administrador).
2. Ingresar email y contraseña.
3. Si el usuario pertenece a varias sucursales, el sistema recordará la sucursal activa (se puede cambiar en el encabezado).

Flujo cajero (POS):

1. En /login, elegir pestaña Acceso local.
2. Ingresar código de negocio (lo muestra el administrador en Configuración → Usuarios).
3. Usuario y PIN de 4 dígitos.

2.2 Registro de un negocio nuevo

Ruta: /register

1. Completar datos del negocio y usuario administrador.
2. Tras el registro, el asistente de onboarding guía la configuración inicial.

2.3 Recuperar contraseña

Rutas: /recuperar-contrasena → enlace por email → /recuperar-contrasena/nueva

2.4 Roles del sistema

2.5 Permisos extra (operador / cajero)

El administrador los asigna en Configuración → Usuarios:

2.6 Planes y módulos

El plan de tu negocio define qué secciones aparecen en el menú:

Ruta: /configuracion/plan — consultar plan actual y módulos activos.

3. Navegación y conceptos clave

3.1 Estructura del menú lateral

El menú se agrupa en:

1. Inventario — productos, categorías, promociones, movimientos.
2. Importar — Excel, WhatsApp, lector facturas, IA precios, despiece.
3. Administración — proveedores, clientes, cobranza, tesorería, turnos.
4. Facturación — comprobantes, POS, cierre caja, pedidos, presupuestos.
5. Reportes — ingresos, IVA, cuenta corriente, analizador.
6. Configuración — negocio, usuarios, ARCA, medios de pago.

3.2 Encabezado

3.3 Conceptos que conviene entender

4. Inicio (Dashboard)

Ruta: /

El panel de inicio muestra:

• Alertas: stock bajo, productos por vencer, cobranzas pendientes.
• Métricas: ventas del día/período, comparativas.
• Accesos rápidos: abrir POS, nueva factura, cierre de caja.
• Banner ARCA: si hay comprobantes pendientes de autorización fiscal.
• Onboarding: si faltan pasos de configuración inicial.

Buenas prácticas: revisar el dashboard al abrir el día para ver alertas de stock y cobranzas antes de atender el mostrador.

5. Inventario y catálogo

5.1 Listado de productos

Ruta: /productos

• Buscar por nombre, código, código de barras.
• Filtrar por categoría, proveedor, stock, estado (activo/inactivo).
• Acciones masivas: cambiar margen, activar/desactivar, exportar.
• Clonar a otra sucursal: duplicar catálogo entre sucursales.
• Exportar Qendra: formato para integraciones.

5.2 Alta de producto

Ruta: /productos/nuevo

Campos principales:

• Código interno, nombre, categoría.
• Precio costo, margen %, precio venta (calculado).
• IVA, unidad de medida.
• Códigos de barras (EAN, interno).
• Stock inicial por sucursal (si aplica).
• Proveedor habitual.

5.3 Ficha de producto

Ruta: /productos/[id]

Pestañas típicas:

• General — datos y precios base.
• Stock por sucursal — cantidades, stock mínimo.
• Variantes — colores, talles, etc. (si está habilitado en preferencias).
• Equivalencias — productos sustitutos.
• Proveedores — vínculos y últimos costos.
• Historial — movimientos de stock.

5.4 Categorías

Ruta: /categorias

Árbol jerárquico para organizar el catálogo. Las categorías se usan en filtros, importación y reportes.

5.5 Equivalencias

Ruta: /equivalencias

Agrupá productos intercambiables (misma marca distinto envase, sustitutos). El POS puede sugerir equivalencias al buscar.

5.6 Promociones

Ruta: /promociones

Tipos comunes: 2×1, descuento %, precio fijo, combo. Definir vigencia, sucursales y productos/categorías incluidos.

5.7 Movimientos de stock

Ruta: /movimientos

Auditoría de entradas, salidas, ajustes, transferencias y ventas que impactaron stock.

5.8 Transferencia entre sucursales

Ruta: /productos/transferir

1. Elegir sucursal origen y destino.
2. Agregar productos y cantidades.
3. Confirmar — descuenta origen y suma destino.

5.9 Etiquetas

• Por producto: /productos/[id]/etiquetas
• Hoja masiva: /productos/hoja-etiquetas (requiere módulo POS)

6. Importación de listas y precios

6.1 Flujo general

Rutas: /importar → /importar/mapeo → /importar/preview → /importar/resumen

1. Subir archivo Excel o CSV del proveedor.
2. Elegir proveedor al que corresponde la lista.
3. Mapear columnas del archivo a campos del sistema (código, descripción, precio, etc.).
4. Vista previa: revisar filas, elegir si actualizar solo precios o también stock, redondeos, etc.
5. Confirmar importación — el resumen muestra productos creados, actualizados y errores.

6.2 Importación por lote (categoría)

Ruta: /importar/lote — útil cuando el proveedor manda listas separadas por rubro o una misma lista con una columna Proveedor. Podés indicar varios proveedores en una celda separados por coma: el primero queda como principal en productos nuevos y los restantes se vinculan como proveedores secundarios. En CSV, una celda con coma debe ir entre comillas, por ejemplo "Proveedor A, Proveedor B".

6.3 Historial de importaciones

Ruta: /productos/importaciones — ver importaciones pasadas y revertir una si hubo error.

6.4 Bandeja WhatsApp

Ruta: /whatsapp

Si el proveedor envía listas por WhatsApp (módulo lector o importador):

1. Los mensajes entrantes aparecen en la bandeja.
2. Procesar documento → flujo de importación o lector según el tipo.
3. Logs: /whatsapp/logs para diagnóstico.

6.5 IA Precios (PDF a Excel)

Ruta: /ia-precios

Convierte listas en PDF a formato tabular con IA. Historial en /ia-precios/historial. Requiere módulo ia_precios y cuota mensual según plan.

7. Lector de facturas con IA

Rutas: /lector-facturas, /lector-facturas/historial

7.1 ¿Para qué sirve?

Digitalizá una factura de compra (PDF o foto) y el sistema:

1. Extrae proveedor, fecha, ítems, totales e IVA con IA (Gemini).
2. Te permite corregir líneas antes de confirmar.
3. Al confirmar: actualiza stock, costos y puede cargar cuenta corriente proveedor.

7.2 Paso a paso

1. Ir a Importar → Lector Factura IA.
2. Subir PDF o imagen (buena iluminación, sin recortes).
3. Esperar extracción (puede tardar 15–60 s).
4. Revisar cabecera (CUIT, número, fecha) e ítems.
5. Asociar líneas a productos existentes o crear nuevos.
6. Confirmar importación.

7.3 Tabla OCR (sin IA)

Ruta: /lector-facturas/tabla-ocr — para facturas con tabla clara cuando no querés usar créditos IA.

7.4 Errores frecuentes

8. Proveedores

Rutas: /proveedores, /proveedores/[id]

8.1 Alta de proveedor

Datos: razón social, CUIT, condición IVA, contacto, dirección, condiciones de pago.

8.2 Ficha proveedor

• Datos fiscales y de contacto.
• Cuenta corriente proveedor — saldo y movimientos.
• Productos vinculados.
• Configuración para listas WhatsApp (si aplica).

8.3 Compra manual a proveedor

Ruta: /facturacion/compra-proveedor — registrar factura de compra sin lector IA.

9. Clientes y cuenta corriente

En el menú aparece como Clientes; la ruta canónica es /cuenta-corriente.

9.1 Listado de clientes

Ruta: /cuenta-corriente

• Buscar por nombre, documento, teléfono.
• Ver saldo CC de cada cliente.
• Acceso a ficha y extracto.

9.2 Ficha de cliente

Ruta: /cuenta-corriente/[id]

Secciones:

• Datos — nombre, CUIT/DNI, condición IVA, contacto.
• Condiciones de cuenta — límite de crédito, días de pago, descuentos.
• Extracto — movimientos (facturas, pagos, notas de crédito).
• Movimientos del día — panel para distribuidoras (ventas CC del día en curso, liquidación de precios). Requiere activar en Configuración → Operación → Panel movimientos del día.
• Vínculo con proveedor — si el cliente es también proveedor recíproco.

9.3 Registrar un pago

Desde la ficha del cliente o desde cobranzas:

1. Indicar monto, fecha, medio de pago.
2. Opcional: imputar a comprobantes específicos.
3. El saldo CC se actualiza automáticamente.

9.4 Venta en cuenta corriente desde POS

En el POS, al cobrar elegir Cuenta corriente como medio de pago y seleccionar el cliente. El comprobante queda en estado emitido y suma al saldo.

10. Facturación y comprobantes

Rutas: /facturacion, /facturacion/nueva, /facturacion/[id]

10.1 Tipos de comprobante

10.2 Listado de comprobantes

Filtros por fecha, tipo, estado (emitido, pendiente ARCA, anulado), cliente, sucursal (admin).

10.3 Crear comprobante manual

Ruta: /facturacion/nueva

1. Tipo de comprobante y cliente (opcional en ticket).
2. Agregar ítems (búsqueda de productos).
3. Descuentos / recargos si aplica.
4. Elegir medio de pago.
5. Emitir — si hay ARCA, solicita CAE automáticamente.

10.4 Detalle de comprobante

Ruta: /facturacion/[id]

Acciones: ver PDF, reenviar, anular (NC), reintentar ARCA si falló, vincular pagos.

11. Punto de venta (POS)

Ruta: /facturacion/pos

Pantalla a pantalla completa (sin menú lateral). Es el corazón del mostrador.

11.1 Antes de vender

1. Abrir caja / turno si no hay uno activo (desde POS o cierre de caja).
2. Verificar sucursal correcta en el encabezado (si se accede desde otro contexto).

11.2 Flujo de venta

1. Buscar producto — teclado, lector de barras, o catálogo visual.
2. Agregar cantidades al carrito.
3. Aplicar promociones automáticas si corresponde.
4. Cobrar — elegir medio: efectivo, tarjeta, MP QR, MP Point, transferencia, cuenta corriente.
5. Imprimir o enviar ticket/factura.

11.3 Funciones avanzadas del POS

11.4 Acceso cajero

Los cajeros entran por login local (código + PIN). Solo ven las secciones permitidas; normalmente solo POS.

12. Cierre de caja

Ruta: /facturacion/cierre-caja

12.1 Turno de caja

• Cada cajero abre un turno al iniciar.
• Todas las ventas del turno quedan agrupadas.
• Al cerrar: conteo de efectivo, diferencias, resumen por medio de pago.

12.2 Cierre Z

Reporte fiscal resumen del período (según configuración). Acceso desde cierre de caja o reportes.

13. Facturación electrónica (ARCA / AFIP)

Requiere módulo facturador_arca y certificado configurado.

13.1 Configuración inicial

Ruta: /configuracion/arca

Por sucursal:

1. Subir certificado .pem y clave privada (homologación o producción).
2. CUIT emisor, punto de venta AFIP.
3. Ambiente: homologación (pruebas) o producción.

Los certificados se guardan cifrados en la base de datos. El servidor debe tener ARCA_ENCRYPTION_KEY configurada (operación de infraestructura).

13.2 Emisión con CAE

Al emitir factura A/B/C desde POS o facturación manual:

1. El sistema consulta numeración AFIP.
2. Envía solicitud de CAE.
3. Si AFIP aprueba: guarda CAE y vencimiento en el comprobante.
4. Si falla: queda en estado pendiente ARCA.

13.3 Centro de errores ARCA

Ruta: /facturacion/resolver-arca

Lista comprobantes con error fiscal. Acción Reintentar tras corregir certificado, numeración o datos del cliente.

13.4 Homologación vs producción

• Homologación: pruebas con AFIP sin validez fiscal real.
• Producción: comprobantes válidos legalmente. Cambiar solo cuando certificado y PV estén dados de alta en AFIP producción.

14. Medios de pago y pasarelas (Mercado Pago)

14.1 Medios de pago

Ruta: /configuracion/medios-de-pago

Activar/desactivar: efectivo, tarjeta, transferencia, cuenta corriente, etc.

14.2 Pasarelas MP (QR y Point)

Ruta: /configuracion/pasarelas

Por caja de cada sucursal:

• Mercado Pago QR — cobro con QR dinámico en pantalla.
• Mercado Pago Point — terminal física integrada.

Configurar access_token de MP (se guarda cifrado). Vincular cada integración a una caja del POS.

14.3 Cobro con QR en POS

1. En cobro, elegir MP QR.
2. Se muestra QR en pantalla.
3. Usar Sincronizar si el pago se acreditó pero la UI no actualizó.
4. Cancelar si el cliente no pagó (libera el intent).

15. Pedidos y presupuestos

15.1 Presupuestos

Rutas: /presupuestos, /presupuestos/nuevo, /presupuestos/[id]

1. Crear cotización con ítems y vigencia.
2. Enviar o imprimir para el cliente.
3. Convertir a ticket, factura o pedido cuando confirma.

15.2 Pedidos

Rutas: /pedidos, /pedidos/nuevo, /pedidos/[id]

Flujo de estados personalizable en Configuración → Pedidos → Estados (ej. pendiente → preparando → entregado).

16. Cobranzas y tesorería

16.1 Cobranzas

Ruta: /cobranza

Vista de clientes con deuda vencida o próxima a vencer. Acceso rápido para llamar, registrar pago o ver extracto.

16.2 Tesorería (caja interna)

Ruta: /tesoreria

Requiere módulo facturador + preferencia Caja interna habilitada.

• Movimientos de efectivo y cheques del negocio (no confundir con caja POS).
• Pagos a proveedores desde tesorería.
• Alcance por sucursal o a nivel del negocio según configuración.

17. Reportes y analizador

17.1 Hub de reportes

Ruta: /reportes/resumen-general — accesos a todos los informes.

17.2 Reportes principales

17.3 Analizador de rentabilidad

Rutas: /analizador, /analizador/listas, /analizador/reposicion

• Comparar listas de precios de proveedores.
• Margen por producto / categoría.
• Sugerencias de reposición según ventas y stock.

18. Despiece (carnicería)

Requiere módulo despiece_carniceria + preferencia habilitada.

19. Turnos y reservas

Ruta: /turnos

Requiere módulo turnos + preferencia habilitada. Agenda de citas con clientes (peluquería, servicios, etc.).

20. Configuración del negocio

Ruta: /configuracion

20.1 Secciones principales

Impresora térmica sin popup Allow: ver Impresora QZ Tray.

| Operación y catálogo | Variantes, despiece, turnos, panel CC día, caja interna | | Interfaz | Tema claro/oscuro |

20.2 Usuarios

Ruta: /configuracion/usuarios (solo admin)

• Invitar por email.
• Crear usuarios locales (cajeros) con PIN.
• Asignar sucursales y rol.
• Permisos extra para operadores.

20.3 Plan

Ruta: /configuracion/plan — ver módulos activos y límites IA.

21. Multi-sucursal

21.1 Cambiar sucursal activa

Usar el selector del encabezado. Afecta:

• Stock mostrado en POS y productos.
• Comprobantes emitidos.
• Reportes filtrados.
• Cookie de sesión (X-Sucursal-Id en API).

21.2 Preferencias por sucursal

En Configuración, muchas preferencias pueden definirse por sucursal (distintas a las del negocio): POS, panel movimientos día, caja interna, etc.

21.3 Administrador multi-sucursal

Los admins pueden filtrar facturación y algunos reportes por sucursal o ver consolidado.

22. Preguntas frecuentes

No puedo ver un menú que antes veía

1. ¿El plan incluye el módulo? → /configuracion/plan
2. ¿Tu rol es operador sin permiso extra?
3. ¿La preferencia de negocio está desactivada? (ej. panel movimientos día, tesorería)

"No tenés permisos para operar en esa sucursal"

Tu usuario no está asignado a la sucursal activa. Cerrá sesión y volvé a entrar; el administrador debe asignarte sucursales en Configuración → Usuarios.

La factura no obtuvo CAE

Ir a /facturacion/resolver-arca, leer el error, verificar certificado ARCA y datos del cliente (condición IVA, documento).

El lector de facturas falla

• Usar PDF nativo en lugar de foto.
• Verificar cuota IA del plan.
• Reintentar; si persiste, cargar manualmente con importación Excel.

¿Dónde cambio precios masivamente?

Importación Excel del proveedor, o acción masiva en listado de productos (margen %).